Informativa per le domande e la gestione dei soci

Informativa aggiornata il 18 ottobre 2026.

Informativa per domande di ammissione e gestione dei soci

Questa informativa riguarda le richieste di adesione, i rinnovi e la gestione del rapporto associativo del Gruppo Archeologico Salingolpe ODV, sia online sia raccolti di persona.

Chi tratta i dati

Il titolare del trattamento è il Gruppo Archeologico Salingolpe ODV, codice fiscale 92004760523, con sede legale in Via G. Verdi 34, 53011 Castellina in Chianti (SI), rappresentato dalla presidente Antonella Bartalini. Per informazioni e richieste sui dati: salingolpe@gmail.com; PEC grupposalingolpe@pec.it.

Dati raccolti e perché

Trattiamo dati anagrafici e di residenza, codice fiscale italiano o identificativo fiscale estero con Paese di rilascio, recapiti, domanda e dichiarazioni rese, riscontri delle comunicazioni, decisione di ammissione, numero del libro soci, annualità e versamenti. Per i minorenni trattiamo anche i dati del genitore o tutore che presenta la domanda. Gli interessi e le disponibilità sono facoltativi: non indicare informazioni sulla salute o altri dati non necessari.
Usiamo questi dati per esaminare la domanda, chiedere integrazioni, comunicare l’esito, tenere il registro, gestire quote, rinnovi, convocazioni e altre comunicazioni connesse alla vita associativa. Se l’associazione attiva i promemoria, saranno esclusi i versamenti già registrati e le esenzioni. Le prime domande di iscrizione vengono esaminate dal Consiglio direttivo. I soci già iscritti comunicano il rinnovo e i dati del versamento senza una nuova approvazione di ammissione; l’associazione riscontra il pagamento e aggiorna la scheda esistente.

Basi del trattamento e campi necessari

L’esame della domanda e la gestione del rapporto si fondano sulle misure richieste dall’interessato e sul rapporto associativo; gli adempimenti previsti dalla normativa si fondano sui relativi obblighi di legge. L’eventuale conservazione per accertare o difendere un diritto si fonda sul legittimo interesse, nei limiti necessari. I campi obbligatori servono per esaminare la richiesta e applicare lo Statuto; senza di essi potrebbe essere necessario integrare la domanda. La presa visione di questa informativa non è un consenso generico alla pubblicità. Gli interessi facoltativi non incidono sull’ammissione.

Newsletter facoltativa

Soltanto se scegli la relativa casella facoltativa, usiamo il recapito email indicato per inviarti la newsletter del Gruppo Archeologico Salingolpe, con notizie, articoli e appuntamenti dell’associazione. La base del trattamento è il consenso, distinto dalle dichiarazioni necessarie per la domanda e il rapporto associativo. La casella non è preselezionata e il rifiuto non incide su iscrizione, rinnovo o diritti del socio. Per i minori la scelta è espressa dal rappresentante e le email sono indirizzate al suo recapito.
Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento scrivendo a salingolpe@gmail.com, senza pregiudicare la liceità degli invii precedenti. Conserviamo la scelta, il testo accettato, la data e la conferma del recapito; per la newsletter il recapito è utilizzato fino alla revoca. Dopo la revoca manteniamo soltanto le informazioni necessarie a rispettarla e a documentare le scelte nei limiti delle esigenze applicabili. Le comunicazioni necessarie alla gestione associativa seguono le proprie basi e restano distinte dalla newsletter. Le tematiche e le disponibilità indicate nel modulo sono facoltative e non comportano da sole l’iscrizione alla newsletter.

Minorenni e verifica dei recapiti

La domanda del minore è presentata dal genitore esercente la responsabilità genitoriale o dal tutore. Le comunicazioni vengono indirizzate al recapito dell’adulto. La conferma via email verifica la disponibilità del recapito; non è una firma qualificata e non sostituisce gli eventuali riscontri richiesti dall’associazione.

Persone autorizzate e servizi utilizzati

I dati sono accessibili agli organi e alle persone autorizzate alla gestione associativa, e possono essere comunicati a professionisti, fornitori o autorità quando necessario per gli adempimenti o per una richiesta prevista dalla legge. Non vengono pubblicati nell’elenco pubblico del sito. L’eventuale consultazione dei libri associativi avviene secondo la legge e lo Statuto, con attenzione ai dati non necessari alla consultazione.
Il sito, il database e le copie di sicurezza sono gestiti sull’hosting Crazy Network. Le comunicazioni usano la casella Gmail salingolpe@gmail.com. Se documenti con dati personali vengono condivisi tramite Google Drive, la condivisione è limitata alle persone autorizzate e alle esigenze associative. La documentazione può essere conservata anche in forma cartacea presso la sede, con accesso riservato.

Trattamenti fuori dallo Spazio economico europeo

L’utilizzo di Gmail e, quando impiegato, di Google Drive può comportare trattamenti anche fuori dallo Spazio economico europeo. Le informazioni di Google su servizi e garanzie per i trasferimenti sono disponibili nelle Norme sulla privacy e nella pagina Garanzie per i trasferimenti. L’associazione deve valutare i servizi concretamente utilizzati e limitarvi i dati necessari.

Tempi e criteri di conservazione

Le domande incomplete vengono riesaminate entro sei mesi per definirne la prosecuzione o la chiusura. Le domande non accolte o ritirate vengono conservate ordinariamente per dodici mesi dalla chiusura, salvo richieste di riesame, contestazioni o altre esigenze documentate di tutela. L’associazione verifica tali condizioni prima di cancellare i dati e le relative versioni.
I dati del rapporto associativo sono conservati durante la sua durata. Dopo la cessazione si mantengono i documenti essenziali nei limiti necessari agli obblighi applicabili e alla tutela dei diritti, valutando il tipo di documento e i termini pertinenti; recapiti e informazioni non più necessari vengono rimossi o resi anonimi. Le copie di sicurezza seguono i cicli del servizio di hosting; in caso di ripristino occorre tenere conto delle cancellazioni già disposte.

Diritti e contatti

Puoi chiedere accesso, rettifica e, quando ne ricorrono le condizioni, cancellazione, limitazione o portabilità dei dati; puoi opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. Scrivi al titolare ai recapiti sopra indicati. Puoi inoltre presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Non sono previste decisioni di ammissione affidate esclusivamente a sistemi automatici.

Dati tecnici della procedura

Il modulo usa controlli tecnici contro invii ripetuti e abusi, con contatori temporanei basati su impronte dei recapiti e dell’indirizzo di rete, senza pubblicarne il contenuto. I collegamenti per confermare il recapito o integrare una domanda hanno scadenza e non devono essere inoltrati ad altre persone. Il calcolo facoltativo del codice fiscale avviene nel browser; il sesso anagrafico selezionato per il solo calcolo non viene inviato dal modulo. Non sono previsti messaggi WhatsApp. L’iscrizione alla newsletter richiede la specifica scelta facoltativa e la conferma del recapito; non deriva automaticamente dalla prima iscrizione o dal rinnovo.